DOCumentarea PATrimoniului Cultural Mobil şi Arhivelor Documentare

DOCPAT este un program informatic pentru evidenţa patrimoniului cultural mobil (fişe de obiect) şi a arhivelor documentare din muzee (fişe de fototecă, clişotecă, videotecă şi altele).
Programul acoperă toate domeniile de patrimoniu mobil (artă decorativă, artă plastică, arheologie, carte veche, documente, etnografie, istorie, numismatică, medalii şi decoraţii, ştiinţă şi tehnică, ştiinţele naturii, carte veche).
DOCPAT poate fi utilizat în muzee, direcţii judeţene pentru cultură, culte şi patrimoniu cultural, institute de cercetare, precum şi de alţi deţinători de colecţii de bunuri culturale mobile care au nevoie de o evidenţă rapidă, modernă, de analiza şi selecţia datelor, de ordonarea acestora pe diverse criterii, de listarea unor inventare, cataloage de expoziţie, fişe de obiecte. Marele avantaj al unei evidenţe informatizate este posibilitatea de actualizare a informaţiilor în timp.
Pentru primirea aplicației DOCPAT vă rugăm să trimiteți o cerere prin: fax, la numărul 021.317.90.64 sau e-mail la adresa cimec @ cimec.ro.

Istoricul dezvoltării aplicaţiei DOCPAT

Descarcă fişier MSWord: IstoricDOCPAT.rtf (conţine aceleaşi informaţii)

*** Nu se văd imaginile în rapoarte pe Access 2016 pe 32bit ? Pentru răspuns accesaţi acest link: FAQ > OPERAŢII CU FOTOGRAFII > 5.4. De ce nu se văd imaginile în rapoarte pe Access 2016 pe 32bit ? NOU!

Versiunea 4.9.6.7 (15-11-2022) – Completare la lista detinatorilor – DOCPAT

Versiunea 4.9.6.6 (04-11-2022) – Anexa 2, Gestiunea selecţiilor pentru export de date- DOCPAT

Versiunea 4.9.6.5 (31-08-2022) – Anexa 2, Gestiunea duplicărilor de Nr de inventar- DOCPAT

Versiunea 4.9.6.4 (19-07-2022) – Bibliografie, Gestiunea duplicărilor de Nr de inventar- DOCPAT

Versiunea 4.9.6.3 (12-05-2022) – Bibliografie, Data descoperirii- DOCPAT

Versiunea 4.9.6.2 (21-04-2022) – Funcția de import – DOCPAT

Versiunea 4.9.6.1 (14-04-2022) – Nr inventar – DOCPAT

Versiunea 4.9.5.9 (12-04-2022) – Bibliografie – DOCPAT

Versiunea 4.9.5.8 (18-03-2022) – Functia de import – DOCPAT

Versiunea 4.9.5.7 (16-12-2021)  Obtinerea de timbru la imaginile foarte mari prin import cand la sursa nu se gaseau timbre- DOCPAT

Versiunea 4.9.5.6 (07-12-2021) Obtinerea de timbru la imaginile foarte mari – DOCPAT

Versiunea 4.9.5.5 (27-10-2021) Eroare la Import din alt DOCPAT – DOCPAT

Versiunea 4.9.5.4 (07-05-2021) Registrul de Evidenta Analitica – DOCPAT

Versiunea 4.9.5.3 (02-04-2021) Fişa de restaurare – DOCPAT

Versiunea 4.9.5.2 (12-11-2020) Actualizare listă deţinători – DOCPAT

Versiunea 4.9.5.1 (27-04-2020) Atașare fișiere diverse – DOCPAT

Versiunea 4.9.5 (27-11-2019) Artă Plastică şi Artă Decorativă – DOCPAT

Versiunea 4.9.4 (08-11-2019) Arhive Documentare – DOCPAT

Versiunea 4.9.3 (23-09-2019) Redimensionare campuri – DOCPAT

Versiunea 4.9.2 (30-07-2019) Lista rapoarte de fisa – DOCPAT

Versiunea 4.9.1 (05-06-2019) Duplicare fise – DOCPAT

Versiunea 4.9 (24-05-2019) Depozit de imagini – DOCPAT

Versiunea 4.8.7.11 (04-04-2019) Formul Identificare – DOCPAT

Versiunea 4.8.7.10 (25-03-2019) Proiectul eCultura – DOCPAT

Versiunea 4.8.7.9 (24-10-2018) Cerere de clasare şi Raport Expertiză – DOCPAT

Versiunea 4.8.7.8 (20-09-2018) Gestiune selecţii pentru export de date şi Import – DOCPAT

Versiunea 4.8.7.7 (27-08-2018) Eroare de RunTime pe Windows 10 la o imagine coruptă – DOCPAT

Versiunea 4.8.7.6 (22-08-2018) Actualizare listă deţinători – DOCPAT

Versiunea 4.8.7.5 (03-08-2018) Actualizare listă deţinători – DOCPAT

Versiunea 4.8.7.4 (18-07-2018) Indecşi, Import, Fişe de obiect în Access 2010-2016 – DOCPAT

Versiunea 4.8.7 (03-01-2017) Identificarea utilizatorului – DOCPAT

Versiunea 4.8.6 (28-02-2017) Export în Excel pentru Registrul de Evidenţă Analitică – DOCPAT

Versiunea 4.8.5 (25-11-2016) Adăugare imagini; autocompletare clasare – DOCPAT

Versiunea 4.8.4 (21-10-2016) Compatibilitate cu MS Access 2010-2016 64bit – DOCPAT

Versiunea 4.8.3 (07-10-2016) Compatibilitate cu MS Access 2013-2016 32bit – DOCPAT

Versiunea 4.8.2 (05-08-2016) Vizualizare imagini – DOCPAT

Versiunea 4.8.1 (22-07-2016) Actualizare listă deţinători – DOCPAT

Versiunea 4.8 (19-04-2013) Corecţie la Sumar fişe – DOCPAT 2012

Versiunea 4.7 (19-03-2013) Sumar fişe, corecţie la formularele de fişe FAE – DOCPAT 2012

Versiunea 4.6 (03-12-2012) Gestiune selecţii pentru export de date, butonul Formular modificare – DOCPAT 2012

Versiunea 4.5 (20-11-2012) Registru de Evidenţă Analitică, butonul Excel – DOCPAT 2012

Versiunea 4.4 (17-10-2012) Câmpuri de vizibilitate pe internet – DOCPAT 2012

Versiunea 4.3 (18-09-2012) Câmpuri cu liste de termeni – DOCPAT 2012

Versiunea 4.2 (15-09-2012) Duplicare fişă – DOCPAT 2012

Versiunea 4.1 (22-06-2012) Imagini

Versiunea 4 (19-06-2012) – Versiunea 4 (DOCPAT 2012) Registrul pentru Evidenţa Analitică

Versiunea 3.4.3 (11-12-2009) – Actualizarea listei de deţinători – DOCPAT 2000

Versiunea 3.4.2 (12-10-2009) – Fişa de carte veche. Buton duplică fişa. Formularul de clasare. Actualizare liste de termeni, Modificare raport Validare, formul Selecţii,Raportul Centralizator, formul Gestiune selecţii pentru export de date – DOCPAT 2000

Versiunea 3.4.1 (11-03-2009) – Raportul Centralizator – DOCPAT 2000

Versiunea 3.4.0 (15-12-2008) – Raportul Centralizator, formul Selecţii – DOCPAT 2000

Versiunea 3.3.9 (28-10-2008) – Corecţii la rapoartele de fişă FAE – DOCPAT 2000

Versiunea 3.3.8 (28-08-2008) – Corecţii la rapoartele de fişă FAE – DOCPAT 2000

Versiunea 3.3.7 (23-07-2008) – Modificări pentru utilizare fără o licenţă de Microsoft Office, doar cu Access Runtime 2007 – DOCPAT 2000

Versiunea 3.3.6 (08-07-2008) – Bifă de selecţie, Salvări şi Export. Modificări la formuri – DOCPAT 2000

Versiunea 3.3.4 (05-06-2008) – Modificări la meniul de scurtături – DOCPAT 2000

Versiunea 3.3.3 (02-06-2008) – Actualizare la manual – DOCPAT 2000

Versiunea 3.3.2 (28-02-2008) – Actualizare la manual – DOCPAT 2000

Versiunea 3.3.1 (15-11-2007) – Corecţii la Validare pentru Ştiinţele naturii – DOCPAT 2000

Versiunea 3.3.0 (12-11-2007) – Modificări la fişa FAE de Ştiinţele naturii – DOCPAT 2000

Versiunea 3.2.1 (27-09-2007) – Întrebări frecvente – DOCPAT 2000

Versiunea 3.2.0 (21-09-2007) – Corecţii la rapoartele de fişe FAE – DOCPAT 2000

Versiunea 3.1.9 (18-07-2007) – Formul de fişă FAE de Artă Decorativă – DOCPAT 2000

Versiunea 3.1.8 (02-07-2007) – Formul de fişă FAE de Ştiinţele Naturii. Lista de inventar şi Tabel inventar – DOCPAT 2000

Versiunea 3.1.7 (16-05-2007) – Lista de inventar. Tabela principală de fişe de obiect FAE – DOCPAT 2000

Versiunea 3.1.6 (26-04-2007) – Formul de fişă FAE de etnografie – DOCPAT 2000

Versiunea 3.1.5 (25-04-2007) – Formul de fişă FAE de artă decorativă. Formul de poză mărită. Ştergerea la Formuri de fişă FAE sau Arhivă Documentară – DOCPAT 2000

Versiunea 3.1.4 (19-04-2007) – Raport de fişă FAE pentru Artă plastică „_FAE_ARP cu poze” – DOCPAT 2000

Versiunea 3.1.3 (19-04-2007) – Formul de introducere/modificare: sortare. Arhive Documentare. Catalog general. Cererea de clasare şi raportul de expertiză – DOCPAT 2000

Versiunea 3.1.2 (03-04-2007) – Formul de introducere/modificare: corecţie la clasare în fond. Rapoarte de fişe de obiect de patrimoniu mobil – DOCPAT 2000

Versiunea 3.1.1 (30-03-2007) – Cerere de clasare şi Raportul de expertiză – DOCPAT 2000

Versiunea 3.1.0 (30-03-2007) – Clasarea în Fond. Formuri de introducere şi modificare: sortarea fişe de obiect de patrimoniu mobil – DOCPAT 2000

Versiunea 3.0.3 (13-03-2007) – Procedura de import – DOCPAT 2000

Versiunea 3.0.2 (01-03-2007) – Cererea de clasare şi Raportul de expertiză. Formurile de introducere/modificare. Rapoarte de fişă FAE – DOCPAT 2000

Versiunea 3.0.1 (21-02-2007) – Cererea de clasare şi Raportul de expertiză. Formurile de introducere/modificare. Rapoarte fişă analitică de evidenţă – DOCPAT 2000

Versiunea 3.0.0 (01-02-2007) – Cererea de clasare şi Raportul de expertiză. Formurile de introducere/modificare: butonul Clasare şi Câmpul Nr FAE. Formul Identificarea utilizatorului curent. Arhive Documentare. – DOCPAT 2000

Versiunea 2.19.3 (20-10-2006) – Modificare la Formurile de introducere/modificare fişe şi formul Identificarea utilizatorului curent:lista de deţinători – DOCPAT 2000

Versiunea 2.19.2 (28-06-2006) – Corecţie la Formurile de introducere/modificare fişe: Arheologie, Documente, Ştiinţă şi tehnică – DOCPAT 2000

Versiunea 2.19.1 (23-06-2006) – Fişa FAE Extinsă, Corecţii rapoarte de fişă FAE, Cataloage şi Liste, Listă de fotografii, Selecţii, Corecţie la formul Identificarea utilizatorului curent – DOCPAT 2000

Versiunea 2.18.8 (30-03-2006) – Corecţii rapoarte de fişă FAE, formul de Selecţii, raportul de Validare – DOCPAT 2000

Versiunea 2.18.7 (21-03-2006) – Corecţii rapoarte „Lista de inventar”, „Tabel inventar” şi „Catalog arheologie” – DOCPAT 2000

Versiunea 2.18.6 (20-03-2006) – Corecţii la tabela de deţinători – DOCPAT 2000

Versiunea 2.18.5 (16-03-2006) – Formurile de introducere/modificare fişe – DOCPAT 2000

Versiunea 2.18.4 (07-03-2006) – Modificări la „Selecţii fişe” – DOCPAT 2000

Versiunea 2.18.3 (06-03-2006) – Modificări interne – DOCPAT 2000

Versiunea 2.18.2 (02-03-2006) – Lista de termeni şi Validare – DOCPAT 2000

Versiunea 2.18.1 (23-02-2006) – S-au adăugat în manual instrucţiuni la formul „Selecţii pentru fişe”, s-a modificat formul „Identificarea utilizatorului curent”, au fost modificate câmpuri din tabela principală, corectat raportul la DOCUMENTE – DOCPAT 2000

Versiunea 2.17(26-09-2005) – Adăugat câmp pentru reprezentarea sumelor de bani şi în RON – DOCPAT 2000

Versiunea 2.16 (05-07-2005) – Actualizări manual: setarea datei, instrucţiuni fişe manuale – DOCPAT 2000

Versiunea 2.15 (18-05-2005) – Numere de telefon cIMeC – DOCPAT 2000

Versiunea 2.14 (26-04-2005) – Nr inventar şi Selecţii – DOCPAT 2000

Versiunea 2.13(22-04-2005) – Nr inventar şi Selecţii – DOCPAT 2000

Versiunea 2.12 (08-04-2005) – Actualizare tabelă principală – DOCPAT 2000

Versiunea 2.11 – Actualizare tabelă principală – DOCPAT 2000

Versiunea 2.10 – Actualizare manual, Comenzi de pe tastatură: Ctrl+F – DOCPAT 2000

Versiunea 2.9 – Câmpurile de dată calendaristică – DOCPAT 2000

Versiunea 2.8 – Ordonarea descrescătoare după data ultimei modificări (a înregistrării) – DOCPAT 2000

Versiunea 2.7 – Raportul FAE de la domeniul numismatică(NUM) – DOCPAT 2000

Versiunea 2.6 – Câteva elemente de securitate la import – DOCPAT 2000

Versiunea 2.5– Adăugiri de uz intern pentru cIMeC – DOCPAT 2000

Versiunea 2.4 – Afişări la procedura de import – DOCPAT 2000

Versiunea 2.3 – Stabilizarea structurii tabelelor de bază – DOCPAT 2000

Versiunea 2.2 – Importul imaginilor din formul de introducere date – DOCPAT 2000

Versiunea 2.1 – Utilizarea GUID, în locul ID-ului – DOCPAT 2000 & DOCPAT 97

Versiunea 2.0 – Principalele avantaje oferite începând cu această versiune – DOCPAT 2000 & DOCPAT 97

Colectiv de specialitate:

Întreţinerea aplicaţiei DOCPAT – Cosmin Alexandru Miu, mcosmin@cimec.ro

Contact: docpat @ cimec.ro)

 1. CUM SE POATE OBŢINE APLICAŢIA DOCPAT ?


Prin comandă oficială din partea instituţiei, trimisă prin poştă sau fax. (Piaţa Presei Libere nr. 1, CP 33-90, 013701 Bucureşti, fax 021/33.65.069)
Ca urmare a comenzii dvs., veţi primi în termen de maximum o lună prin e-mail, programul DOCPAT. Furnizarea acestui program este gratuită.

2. ASISTENŢĂ, INSTRUIRI


2.1. Cum se poate beneficia de asistenţă tehnică pentru instalarea sau folosirea aplicaţiei DOCPAT?

În situaţia în care informaţiile existente pe situl web şi în meniul AJUTOR, din cadrul programului, nu vă oferă lămuriri suficiente, vă rugăm să adresaţi întrebările la adresa de e-mail: docpat@cimec.ro. Vă rugăm să consemnaţi numele şi funcţia dumneavoastră, precum şi instituţia de care aparţineţi, împreună cu descrierea problemei apărute în timpul folosirii aplicaţiei DOCPAT. De asemenea puteţi trimite la aceeaşi adresă de e-mail şi sugestii privitoare la îmbunătăţirea aplicaţiei DOCPAT. Pentru asistenţă la sediul instituţiei dvs. este necesară încheierea unui contract de prestări servicii.

2.2. Cum pot fi utilizatorii de program DOCPAT instruiţi pentru folosirea acestuia?
a. Dacă sunt de instruit 1 – 2 persoane, acestea se pot deplasa la sediul nostru pentru o prezentare a programului.
b. Dacă se doreşte o instruire cu tot personalul implicat, cu exemplificări, exerciţii practice individuale, vă vom solicita acoperirea costurilor pentru deplasarea noastră la instituţia dvs. Costurile includ toate cheltuielile aferente angajatului/angajaţilor CIMEC ce se deplasează la instituţia dvs. (deplasare, cazare, salarizare pentru intervalul respectiv).

2.3. Cum se pot face modificări în programul DOCPAT?

În funcţie de modificările solicitate CIMEC le poate face contra cost, pe baza unui contract de prestări servicii. Solicitarea dvs. se va face printr-o adresă expediată prin fax sau poştă. Modalitatea de expediere se va face prin e-mail, CD sau personal.

3. INSTALARE

3.1. Cum aflu dacă versiunea Access pe care o am este cea potrivită pentru aplicaţia DOCPAT ?
De pe Bara de stare se selectează Start /Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Access. Pentru aplicaţie DOCPAT este necesară versiunea Access 2000 sau o versiune ulterioară (iconiţa este o cheie roşie).

3.2. Cum aflu numărul versiunii programului pe care îl deţin?

Există două modalităţi de a afla acest număr:
a. Este vizibil în iconiţa de pe desktop în partea de jos. Ex.: Versiunea 2.19.2
b. Pe pagina de iniţializare a aplicaţiei DOCPAT
c. În meniul AJUTOR, în documentul istoric DOCPAT sunt înşiruite versiunile de la cea mai veche la cea deţinută de utilizator.

3.3. Cum aflu ce îmbunătăţiri s-au făcut între versiunea deţinută şi ultima versiune creată de CIMEC?

La adresa web: https://cimec.ro/Metodologice/Programul-DOCPAT-Istoric.html aveţi un istoric al versiunilor programului cu toate îmbunătăţirile aferente făcute.

3.4. Cum se face conversia unei versiuni mai vechi de DOCPAT într-o variantă nouă?
a. Dacă este o versiune a programului în Access 97 (cheiţa din iconiţa de pe desktop este roşie) sau în Access 2000 (cheiţa este galbenă) cu versiunile până la 2.3. Atunci conversia se va face de către CIMEC.
b. Dacă este o versiune după 2.3 se poate face local, prin comanda Import fişe din meniul Fişier, versiunea finală fiind versiunea cea mai recentă în care s-au vărsat datele din versiunea mai veche, prin comanda de unificare

Se salvează, pentru siguranţă, o copie a programului (meniu: Fişier->Salvează o copie)

Pentru import
– la instalarea noii versiuni a programului, dacă apare întrebarea: eşti de acord cu suprapunerea (Replace) versiunii vechi peste cea nouă, se alege opţiunea NU, în caz contrar se pierd datele introduse;
– trebuie aleasă o altă locaţie decât cea a versiunii vechi, pe desktop fiind afişate iconiţele ambelor versiuni;

3.5. Instituţia pe care o reprezint nu se regăseşte în lista de Deţinător. Cum fac iniţializarea programului ?
La iniţializarea programului trebuie să se personalizeze programul cu denumirea instituţiei dvs. Dacă nu vă regăsiţi pe lista de deţinători trebuie TEMPORAR să completaţi doar câmpul Denumirea instituţiei, aşa cum doriţi să apară şi puteţi folosi programul. Pentru completarea câmpului Deţinător trebuie să ne contactaţi pentru a vă da oficial un cod de deţinător (orice instituţie culturală are un cod unic, indiferent de schimbarea denumirii, subordonării etc.). CIMEC este administratorul evidenţei (aceasta aparţine Ministerului Culturii şi Patrimoniului Naţional) deţinătorilor publici culturali din România.

4. INTRODUCERE

4.1. Cum copiez informaţia de la înregistrarea precedentă?

Se fixează cursorul în câmpul în care doriţi să copiaţi informaţia. Se ţine apăsat tasta Ctrl şi se apasă tasta .

4.2. Cum pot ordona înregistrările în ordinea alfabetică/numerică după informaţia dintr-un câmp?
Se fixează cursorul în câmpul respectiv,se dă click dreapta din mouse şi se alege comanda Sort ascending (dacă se doreşte ca informaţie să fie în ordine alfabetică/crescătoare) sau Sort descending (dacă se doreşte să fie în ordine invers alfabetică/descrescătoare).

4.3. Cum pot să fac un filtru rapid al înregistrărilor pe un criteriu?

a. Se selectează pe formularul de MODIFICARE informaţia/parte din informaţia, după care se doreşte filtru. Se dă click dreapta din mouse şi se allege comanda Filter by Selection. În formular vom avea afişate doar înregistrările după criteriul impus. Aceste înregistrări se mai pot ordona cu ajutorul comenzii Sort ascending/Sort descending, din acel câmp sau din oricare câmp dorit.
b. Pentru a reveni la afişarea tuturor înregistrărilor se fixează mouse-ul în câmpul respectiv, se dă click dreapta şi se alege comanda Remove filter/Sort.

4.4. De ce nu văd înregistrările de la o sesiune anterioară? Se pot recupera?

Formularul INTRODUCERE este destinat doar introducerii. Toate înregistrările introduse se pot vedea/modifica din formularul MODIFICARE. Acestea vor fi afişate în ordinea invers cronologică introducerii.

4.5. De ce nu mai îmi permite programul introducerea de înregistrări?

În cazul în care s-au introdus înregistrări de ordinul miilor (cu ataşarea pozelor aferente) şi locaţia programului e pe C/Program Files (această partiţie are un spaţiu de arhivare mai mic decât celelalte partiţii ale calculatorului) atunci nu mai există spaţiu liber şi trebuie ca folderul programului (nu iconiţa) să fie mutat într-o partiţie a calculatorului cu mai mult spaţiu liber.

4.6. Programul permite introducerea/printarea unor descrieri mai lungi ale obiectului?
Numărul de caractere admis de câmpul de descriere este foarte mare, deci nu prezintă o problemă introducerea înregistrărilor cu descrieri, chiar de câteva pagini. La vizualizarea fişei de evidenţă a obiectului trebuie să alegem Extins cu poză (dacă dorim să fie şi imaginea inserată în fişă) sau Extins fără poză (dacă dorim să nu fie şi imaginea inserată) şi apoi se apasă pe butonul Raport, aflat în partea dreaptă, sus a ecranului.
Diferenţa între fişa standard şi fişa extinsă este că prima are formatul fix, faţă – verso (respectând formatul standard de carton al fişei de obiect), pe când a doua nu are limitare ca număr de pagini (doar câmpul Descriere este mărit nu şi alt gen de informaţie).
Operaţia de printare e identică.

4.7. Dacă la un număr de inventar avem mai multe obiecte identice cum completez valoarea nominală?
În câmpul valoarea nominală se adaugă valoarea tuturor obiectelor, nu a unui singur obiect. În inventarul contabil valoarea este raportată la numărul de inventar. În plus, există posibilitatea ca un număr de inventar să conţină obiecte diferite/cu valori diferite şi este dificil să se facă detalierile valorice pentru fiecare obiect (exemplu: un album de fotografii).

4.8. Ce fac dacă, din greşeala, am introdus o fişă de două ori?
Pentru a evita ştergerea neautorizată a unor înregistrări s-a impus această operaţie minimă de securitate, care constă în a permite ştergerea unei înregistrări doar persoanei care are statut de administrator. Ştergerea implică eliminarea definitivă a tuturor referinţelor legate de acea înregistrare (informaţii şi imagini).
Ştergerea fişei se activează prin selectarea din meniu: Modificare -> Identificarea muzeului, unde se va schimba valoarea câmpului Tip utilizator din Utilizator în Administrator. După schimbarea statutului se revine în formularul de modificare, se caută înregistrarea care se doreşte a fi ştearsă şi se apasă pe butonul Ştergere fişă.
Pentru ştergerea unei înregistrări, într-o altă sesiune de lucru, procedura trebuie repetată deorece la pornirea programului, utilizatorul se încadrează automat la Tip utilizator cu statutul de Operator.

5. OPERAŢII CU FOTOGRAFII
     
5.1. Cum se adaugă/scot imaginile?

Operaţia de ataşare a imaginilor digitale este extrem de simplă, fiind similară cu cea de ataşare a fişierelor în e-mail.
Se apasă pe butonul Adaugă, se selectează imaginea dorită din partiţia computerului/alt suport informatic. În cadrul programului imaginea este redenumită automat şi nu se păstrează corespondenţa denumirilor. În cazul în care se doreşte selectarea mai multor imagini se repetă operaţia (nu există limitare la numărul de imagini ataşate). Este important ca prima imagine din folderul de imagini să fie reprezentativă deoarece numai aceasta apare în vizualizarea/printarea fişei de evidenţă. În cazul în care se doreşte schimbarea unei altei imagini pentru prima poziţie se merge cu cursorul pe cea dorită şi se apasă pe butonul În top.
În cazul în care se doreşte ştergerea unei imagini se merge cu cursorul pe poziţia imaginii dorită şi se apasă butonul Ştergere.
Pentru a reîmprospăta lista cu fotografii digitale se apasă pe butonul Refresh.

5.2. Cum vizualizez imaginile ataşate la o înregistrare?
Se pot vizualiza prin două metode:
a. Ne poziţionăm pe înregistrarea aleasă, se merge în folderul Imagini, se intră pe lista de imagini, văzând fotografiile digitale poziţie cu poziţie.
b. Ne poziţionăm pe înregistrarea aleasă, se merge pe butonul Raport, se alege opţiunea Listă de fotografii şi se apasă pe butonul Raport pentru vizualizare.
c. Din meniul, principal, Imagini.

5.3. Cum ataşez imaginile la un obiect care are avers/revers ?

Pentru această situaţie cele două fotografii digitale se lipesc cu ajutorul unui program de prelucrare a imaginilor şi apoi se ataşează în aplicaţia DOCPAT.
Se poate folosi gratuit programul pentru prelucrarea de imagini Irfanview . Îl puteţi descărca de pe adresa WEB: http://www.irfanview.com/main_download_engl.htm (oricare dintre trimiterile din pagină).
Înaintea operaţiei de lipire trebuie ca ambele fotografii digitale să aibă aceleaşi dimensiuni, pentru ca în imaginea finală să apară centrate şi la fel de mari.
Unificarea imaginilor implică următoarele operaţii:
– Se deschide Irfanview.
– Din bara de meniu se urmează această cale: Image -> Create Panorama image…
– La Direction se alege Vertical (dacă se alege opţiunea Horizontal imaginea nu va corespunde spaţiului standard din fişa obiectului la vizualizare/printare).
– Se apasă Add images şi se alege prima poză (ex.: aversul monedei), se apasă Add images şi se alege a doua poză (ex. : reversul monedei).
– După ce aţi adăugat fiecare imagine, apăsaţi Create image pentru a obţine imaginea unificată.
– Pentru salvare, se alege din bara de meniu următoarea cale: File -> Save, se alege locul unde se salvează, se redenumeşte imaginea şi din Save as Type se alege opţiunea JPG – JPEG Files (pentru a păstra claritatea imaginii).
– Închideţi Irfanview.

5.4. De ce nu se văd imaginile în rapoarte pe Access 2016 pe 32bit ?
Pentru această situaţie Microsoft a emis o actualizare care rezolvă problema şi care se poate accesa de la acest link: December 8, 2015, update for Access 2016 (KB3114379).
O discuţie mai largă despre problema respectivă se poate accesa de la acest link: Microsoft Access 2016 and Invisible Picture Images.

     6. PRINTARE

6.1. Cum se face printarea fişelor de evidenţă?

Există două modalităţi de a printa fişa de evidenţă dorită.
a. Deschidem în formular înregistrarea dorită. În funcţie de forma dorită se alege din Raport una din opţiuni:
Standard cu poză – Fişă analitică de evidenţă cu poza vizibilă
Standard fără poză – Fişă analitică de evidenţă fără poza vizibilă
Extins cu poză – Fişă analitică de evidenţă cu poza vizibilă şi cu o descriere lungă
Extins fără poză – Fişă analitică de evidenţă fără poza vizibilă şi cu o descriere lungă
Listă de fotografii – Lista cu toate fotografiile aferente unei înregistrări.
Pentru vizualizare se apasă butonul Raport. Pentru printare, din meniul Fişier se alege comanda Tipăreşte – Rapoarte şi vor fi printate două pagini, faţă şi verso-ul fişei standard.
b. Din meniul Rapoarte pe toate fişele se alege raportul dorit (cataloage, fişe, liste), după care domeniul de patrimoniu şi apoi se caută înregistrarea dorită (cu ajutorul tastelor Ctr+F în câmpul dorit). Se reţin poziţiile din folder (fişa este vizualizată faţa la o poziţie, şi verso la următoarea poziţie) cărora le revine (afişate de cursorul înregistrărilor din partea stângă jos). Pentru printare se merge din opţiunea Fişier-> Tipăreşte – Rapoarte şi se precizează paginile ce urmează să fie printate altfel. Dacă nu sunt specificate, vor fi printate toate fişele de evidenţă aferente domeniul cultural respectiv.

6.2. De ce la printarea fişei nu apare şi imaginea?

a. S-a ales opţiunea greşită de printare Standard fără poză.
b. S-a ales corect opţiunea Standard cu poză. În cazul în care se printează mai multe fişe, iar imprimanta este mai lentă, atunci poate să printeze fişele cu imaginea incompletă sau inexistentă, pentru că memoria imprimantei prelucrează mult mai rapid informaţia de tip text decât cea tip imagine. Pentru a înlătura acest neajuns se va printa fişă cu fişă.
Atenţie! După selectarea tipului de fişă dorit trebuie, pentru vizualizare, să se clicheze pe butonul Raport.

7. COPII DE SIGURANŢĂ, TRANSFER, UNIFICARE

7.1. Cât de des trebuie să fac copii de siguranţă?

În funcţie de volumul introducerilor se pot face săptămânal sau chiar zilnic. Lunar se fac copii pe un CD/DVD/alt computer.

7.2. Cum se fac copii temporare?

Din meniul Fişier-> Salvează o copie de siguranţă. Se alege locaţia unde se salvează copiile temporare a programului DOCPAT.

7.3. Cum pot face transferul programului DOCPAT pe un alt computer?
Dacă nu sunt în reţea computerele
Transferul se face prin intermediul unui CD, se salvează întreg folderul cu aplicaţia DOCPAT – docpat.2k din locaţia existentă (dacă nu s-a optat în momentul instalării o locaţie anume, automat aceasta se află în C/Program Files). Se copiază pe locaţia dorită (cu ajutorul tastelor CTR+V sau cu comanda Save as). Se poate verifica dacă salvarea s-a făcut corect prin rularea bazei acces DOCPAT, ACCESS 2000.mdb din noua locaţie. Neajunsul acestei opţiuni este că nu va fi activată automat iconiţa pe desktop şi e nevoie de un shortcut al bazei Access din cadrul folderului, pe desktop.
Dacă sunt în reţea computerele, se alege una din modalităţile de mai sus, singura diferenţă fiind aceea că se poate salva direct, fără transferul temporar pe un CD.
Atenţie! Înaintea oricărui transfer/unificare e bine să se facă o copie de siguranţă a programului.

7.4. Dacă am un program arhivat pe CD îl pot unifica cu unul aflat pe partiţia calculatorului?
Da, ultima versiune poate face unificări ale aplicaţiilor DOCPAT indiferent de tipul de suport informatic. Versiunile care pot fi unificate sunt în Access 2000, ulterioare versiunii 2.3.

DOCPAT
Copyright INP – CIMEC 2014
Piaţa Presei Libere nr. 1, 013701, Bucureşti
Tel: 021-317.90.72; Fax: 021-317.90.64
e-mail:docpat@cimec.ro
asistenţă tehnică web: https://cimec.ro/Metodologice/Programul-DOCPAT.html

Pentru a rula aplicatia DOCPAT (pentru evidenţa patrimoniului muzeal mobil) este necesară instalarea în prealabil a programului ACCESS (recomandăm versiunea 2003).
Instalarea aplicaţiei se face pe o partiţie bine aleasă (cu spaţiu suficient de mare şi fără riscul ca la o reinstalare a sistemului de bază să se piardă datele introduse). Pe acea locaţie se instalează aplicaţia şi totodată se stochează datele şi imaginile.
La instalarea unei versiuni noi de DOCPAT, dacă există pe computer o versiune veche cu date trebuie ca:

  • în prealabil să fie salvat (copie de siguranţă) DOCPAT-ul cu date introduse (Atentie, tot folderul, nu doar shortcut-ul!)
  • instalarea noii versiuni să se facă pe o locaţie diferită de cea a versiunii vechi, cu date (prin comanda REPLACE se instalează versiunea nouă peste cea veche, dar se pierd datele).

Salvările temporare se execută accesând din meniul principal: Fişier-> Salvează o copie de siguranţă.

Imaginile, la ataşare, trebuie micşorate şi să fie sub formă de fişier JPG.

De asemenea, este util ca pe computerele unde se utilizează aplicaţia DOCPAT să fie instalate şi alte programe (cele recomandate sunt gratuite şi nu necesită licenţe), care ajută utilizatorul. Aceste programe sunt:
– un program de dezarhivare (RAR – de exemplu), pentru ca utilizatorul să poată arhiva tot conţinutul aplicaţiei DOCPAT (aceasta aplicaţie conţine mai multe foldere: baza de date, folderul de poze, Manual şi Utile) şi a-l putea muta cu uşurinţă.
– Bullzip (sau un program similar), care transformă formatul printabil (din programul ACCESS) a unei fişe de obiect în fişier PDF. Astfel se poate salva doar o fişă, cu tot cu poză.
-Irfanview, program de prelucrare imagini care permite:
• lipirea cu uşurinţă a două poze (pentru monede e nevoie să se ataşeze la fişă o poză care să conţină imaginea de avers dar şi de revers);
• micşorarea automată a unui întreg folder de imagini (odată cu micşorarea se poate schimba şi tipul de fişier, din tiff în jpg).

Exportul unor înregistrări selectate (într-o aplicaţie DOCPAT care va conţine doar acele înregistrări) se face prin intermediul comenzii din meniu Selecţie pentru fise->Nume selecţie/Bifa selecţie (detalii de utilizare în Manual).

Manualul de utilizare a aplicaţiei poate fi citit/descărcat din aplicaţia DOCPAT, meniul Ajutor sau de la adresa https://cimec.ro/Metodologice/Programul-DOCPAT.html

Dacă aveţi în alte programe informatice inventare ale patrimoniului muzeal mobil (fişiere de tip Excel sau Word), după o analiză a datelor (se compară structura datelor din fişiere cu cea din DOCPAT), se poate face un export al datelor din aceste fişiere în aplicaţia DOCPAT. Aceste solicitări vă rugăm să le trimiteţi la adresa de e-mail: cimec.@cimec.ro

• Asistenţa (prin telefon/email) este gratuită.

Ultima versiune DOCPAT (15 Noiembrie 2022) conţine: Completare la lista detinatorilor NOU!

Puteţi descărca ultima versiune a manualului de utilizare apăsând aici: Manual de Utilizare DOCPAT (arhiva ZIP – 4.36 MB).

Pentru a rula DOCPAT fără a cumpăra o licenţă de Microsoft Access, puteţi descărca Access Runtime 2007. sau Access Runtime 2016, versiunea x86, în engleză, accessruntime_4288-1001_x86_en-us.exe, de aici


*** De la versiunea 4.8.4 DOCPAT funcţionează şi cu Microsoft Access varianta 64bit! NOU!

*** Nu se văd imaginile în rapoarte pe Access 2016 pe 32bit ? Pentru răspuns accesaţi acest link: FAQ > OPERAŢII CU FOTOGRAFII > 5.4. De ce nu se văd imaginile în rapoarte pe Access 2016 pe 32bit ? NOU!