CIDOC

Comitetul Internaţional de Documentare pentru Muzee

(Comité International pour la Documentation, Conseil International des Musées

International Documentation Committee, International Council of Museums)

Fișa tehnică nr. 1. Înregistrarea, pas cu pas: când un obiect intră în muzeu

 

O importantă răspundere profesională este de a asigura posibilitatea ca toate obiectele, acceptate temporar sau permanent de muzeu, să posede o documentare corectă şi detaliată, care să faciliteze cunoaşterea provenienţei, identificarea şi starea de conservare a obiectelor. (ICOM Codul de deontologie profesională, 1990, p.31, nr.6.2).

 

Scopul fişelor CIDOC este acela de a face cunoscute lumii muzeelor, într-o modalitate simplă şi cu difuzare largă, informaţii asupra unor aspecte diferite ale documentării în muzee. Această fişă CIDOC arată, în opt etape, cum poate fi înregistrat un obiect care intră în muzeu. Metoda este aplicabilă, pas cu pas, atât unui sistem manual, cât şi unui sistem informatizat de evidenţă, în funcţie de condiţiile proprii fiecărui muzeu. Ceea ce vă propunem reprezintă cerinţele minimale pentru înregistrare. Acestea au impus o simplificare a procedurii. Fiecare muzeu poate însă, în funcţie de nevoile proprii sau de standardele naţionale, să adauge mai multe informaţii. Fişa se încheie cu o bibliografie minimală. Muzeele care posedă colecţii neinventariate sunt îndrumate să urmeze etapele de la 4 la 8.

 

   

Pasul 1

Obiectul este adus în muzeu. Persoana care aduce obiectul primeşte o recipisă, care include următoarele date:

-         scurtă descriere a obiectului

-         data intrării

-         numele şi semnătura salariatului din muzeu care primeşte obiectul

Muzeul păstrează o copie a acestui document, pe care o foloseşte în pasul 2. Pasul 1 poate fi, de regulă, omisă, dacă obiectul este adus de un salariat al muzeului.

 

Pasul 2

Obiectul este înregistrat în Registru, având pagini numerotate şi rubrici, ce cuprind următoarele date:

-         număr provizoriu (în ordinea intrării)

-         data intrării în muzeu

-         numele şi adresa proprietarului sau a celui care a adus obiectul (dacă nu este un salariat al muzeului)

-         identificarea (denumirea obiectului sau scurtă descriere)

-         motivul intrării

-         locul temporar al depozitării

-         numele salariatului din muzeu care a primit şi/sau care a adus obiectul

Numărul provizoriu este ataşat obiectului, cu ajutorul unei etichete.

 

Pasul 3

Există 3 posibilităţi, de la caz la caz:

-         obiectul nu va fi acceptat în colecţie (A)

-         obiectul va fi acceptat în custodie (B)

-         obiectul va deveni proprietatea muzeului (C)

N.B. În ceea ce priveşte proprietatea, în majoritatea ţărilor există obligativitatea emiterii unui document legal.

 

A.     Obiectul nu va fi acceptat de muzeu. În acelaşi Registru, se vor nota următoarele:

-         data înapoierii

-         motivul înapoierii

-         numele şi adresa destinatarului, căruia obiectul îi este (re)trimis

-         numele persoanei care a făcut înregistrarea

Înregistrarea este acum înfăptuită pentru un obiect care nu va deveni parte a colecţiei.

 

B.     Obiectul este acceptat în custodie.

După data expirării unei custodii de scurtă durată (de exemplu pentru o expoziţiei), obiectul este înregistrat şi radiat din evidenţă, ca în cazul A. Pentru o custodie de lungă durată, obiectul primeşte un număr unic, ce este notat în Registru.

Înregistrarea continuă cu pasul 4.

 

C.    Obiectul devine proprietatea muzeului şi primeşte un număr de inventar unic.

Acest număr este notat în Registru şi este înscris pe obiect sau pe etichetă. Înregistrarea continuă cu pasul 4.

 

Pasul 4

De aici începe înregistrarea propriu-zisă.

Informaţiile despre obiect sunt acum înregistrate pe o fişă de inventar cu rubrici precise. Această fişă trebuie să conţină, cel puţin, următoarele rubrici:

-         numele instituţiei

-         numărul de inventar

-         denumirea obiectului

-         scurtă descriere şi/sau titlul

-         modalitatea de achiziţie/intrare

-         de la cine este achiziţionat/primit obiectul (persoană/instituţie)

-         data achiziţiei/intrării

-         locaţia permanentă

Se recomandă muzeelor să adapteze fişa necesităţilor lor specifice, sporind numărul acestor rubrici minimale cu informaţii despre: materiale/tehnici, dimensiuni, locaţie temporară, condiţii, referinţe culturale şi/sau istorice, referinţe privitoare la istoria naturală, provenienţă, producţie (artist, datare), preţ, numărul fotografiei (negativului), gestiune, conservare, observaţii etc. Pentru majoritatea rubricilor, informaţiile vor fi introduse după reguli prestabilite, cu ajutorul unor liste de termeni controlaţi; rubricile „scurtă descriere şi/sau titlu” şi „observaţii” pot fi ocupate cu texte neconvenţionale.

 

Pasul 5

Ca parte a procedurii de înregistrare, obiectul este, de preferinţă, fotografiat şi/sau desenat. Numărul negativului şi/sau al desenului trebuie să fie notat pe fişa de inventar.

 

Pasul 6

Obiectul este, acum, înregistrat şi poate fi dus la locul său de depozitare (definitiv sau temporar). Pe fişa de inventar se înregistrează, cel puţin, locaţia definitivă.

 

Pasul 7

Din motive de securitate, o copie a fişei de inventar trebuie păstrată într-un loc sigur, de preferinţă, în afara clădirii muzeului.

Din motive juridice, muzeul trebuie să posede un document care să stabilească statutul obiectelor din colecţia sa punct. Pentru aceasta muzeul poate folosi Registrul sau (foto)copii după fişele de inventar. Aceste copii sau listinguri de calculator (folosind aceleaşi date) vor fi legate în volum, cu pagini numerotate şi iscălite.

 

Pasul 8

După aceste şapte etape, obiectul este minimal înregistrat. Pentru a facilita accesibilitatea informaţiilor şi, prin aceasta, a obiectelor, se pot alcătui repertorii.

Acestea pot fi realizate automat într-un sistem informatizat, în vreme ce pentru înregistrările manuale este necesar să se elaboreze fişe de referinţă.

 

N.B.

Această metodă de înregistrare, pas cu pas, este folositoare, mai ales, pentru muzeele care primesc puţine obiecte în custodie pe termen scurt. Ea combină (în etapele 2-3) Registrul cu Inventarul.

Pentru muzeele care primesc multe obiecte în custodie pe termen scurt este recomandată o altă metodă: înregistrarea tuturor obiectelor care intră şi care ies din muzeu, pe recipise (procese verbale) (vezi pasul 1). Acestea sunt numerotate succesiv şi muzeul va păstra o serie completă de copii, drept Registru.

Înregistrarea pe fişe (începând din pasul 4) este aceeaşi, pentru ambele metode, ea fiind inventarierea minimală.

 

Sugestii pentru informaţii suplimentare:

Stuart A. Holm, Facts & Artefacts. How to document a museum collection, Cambridge 1991, ISBN 09 0596 379 2

D.H. Dudley, I.B. Wilkinson, Museum Registration Methods, Washington D.C. 1979 (3rd ed.)

 

 

ICOM

Producţie Grupul de lucru „CIDOC Services” (1994)

Text: Jeanne Hogenboom, Fransje Kuyvenhoven, Yolande Morel-Deckers

Traducere: Virgil Ştefan Niţulescu, Cristina Dan

Publicarea versiunii române: CIMEC-Institutul de Memorie Culturală.

Această fişă se poate procura gratuit în diferite limbi de la ICOM, Maison de l’Unesco 1, rue Miollis, 75732 Paris, Cedex 15, France.