Comitetul Internaţional de
Documentare pentru Muzee
(Comité International pour la
Documentation, Conseil International des Musées
International Documentation
Committee, International Council of Museums
O importantă
răspundere profesională este de a asigura posibilitatea ca toate
obiectele, acceptate temporar sau permanent de muzeu, să posede o
documentare corectă şi detaliată, care să faciliteze
cunoaşterea provenienţei, identificarea şi starea de conservare
a obiectelor. (ICOM Codul de deontologie profesională, 1990, p.31, nr.6.2)
Scopul fişelor
CIDOC este acela de a face cunoscute lumii muzeelor, într-o modalitate
simplă şi cu difuzare largă, informaţii asupra unor aspecte
diferite ale documentării în muzee. Această fişă CIDOC arată,
în opt etape, cum poate fi înregistrat un obiect care intră în muzeu.
Metoda este aplicabilă, pas cu pas, atât unui sistem manual, cât şi
unui sistem informatizat de evidenţă, în funcţie de
condiţiile proprii fiecărui muzeu. Ceea ce vă propunem
reprezintă cerinţele minimale pentru înregistrare. Acestea au impus o
simplificare a procedurii. Fiecare muzeu poate însă, în funcţie de
nevoile proprii sau de standardele naţionale, să adauge mai multe
informaţii. Fişa se încheie cu o bibliografie minimală. Muzeele
care posedă colecţii neinventariate sunt îndrumate să urmeze
etapele de la 4 la 8.
Pasul
1
Obiectul
este adus în muzeu. Persoana care aduce obiectul primeşte o recipisă,
care include următoarele date:
-
scurtă
descriere a obiectului
-
data
intrării
-
numele
şi semnătura salariatului din muzeu care primeşte obiectul
Muzeul
păstrează o copie a acestui document, pe care o foloseşte în
pasul 2. Pasul 1 poate fi, de regulă, omisă, dacă obiectul este
adus de un salariat al muzeului.
Pasul
2
Obiectul
este înregistrat în Registru, având pagini numerotate şi rubrici, ce
cuprind următoarele date:
-
număr
provizoriu (în ordinea intrării)
-
data
intrării în muzeu
-
numele
şi adresa proprietarului sau a celui care a adus obiectul (dacă nu
este un salariat al muzeului)
-
identificarea
(denumirea obiectului sau scurtă descriere)
-
motivul
intrării
-
locul
temporar al depozitării
-
numele
salariatului din muzeu care a primit şi/sau care a adus obiectul
Numărul
provizoriu este ataşat obiectului, cu ajutorul unei etichete.
Pasul
3
Există
3 posibilităţi, de la caz la caz:
-
obiectul
nu va fi acceptat în colecţie (A)
-
obiectul
va fi acceptat în custodie (B)
-
obiectul
va deveni proprietatea muzeului (C)
N.B. În ceea ce
priveşte proprietatea, în majoritatea ţărilor există
obligativitatea emiterii unui document legal.
A. Obiectul nu va fi acceptat de muzeu. În acelaşi Registru, se vor nota următoarele:
-
data
înapoierii
-
motivul
înapoierii
-
numele
şi adresa destinatarului, căruia obiectul îi este (re)trimis
-
numele
persoanei care a făcut înregistrarea
Înregistrarea
este acum înfăptuită pentru un obiect care nu va deveni parte a
colecţiei.
B. Obiectul este acceptat în custodie.
După
data expirării unei custodii de scurtă durată (de exemplu pentru
o expoziţiei), obiectul este înregistrat şi radiat din
evidenţă, ca în cazul A. Pentru o custodie de lungă durată,
obiectul primeşte un număr unic, ce este notat în Registru.
Înregistrarea
continuă cu pasul 4.
C. Obiectul devine proprietatea muzeului şi primeşte un număr de inventar unic.
Acest
număr este notat în Registru şi este înscris pe obiect sau pe
etichetă.
Pasul
4
De
aici începe înregistrarea propriu-zisă.
Informaţiile
despre obiect sunt acum înregistrate pe o fişă de inventar cu rubrici
precise. Această fişă trebuie să conţină, cel
puţin, următoarele rubrici:
-
numele
instituţiei
-
numărul
de inventar
-
denumirea
obiectului
-
scurtă
descriere şi/sau titlul
-
modalitatea
de achiziţie/intrare
-
de
la cine este achiziţionat/primit obiectul (persoană/instituţie)
-
data
achiziţiei/intrării
-
locaţia
permanentă
Se
recomandă muzeelor să adapteze fişa necesităţilor lor
specifice, sporind numărul acestor rubrici minimale cu informaţii
despre: materiale/tehnici, dimensiuni, locaţie temporară,
condiţii, referinţe culturale şi/sau istorice, referinţe
privitoare la istoria naturală, provenienţă, producţie
(artist, datare), preţ, numărul fotografiei (negativului), gestiune,
conservare, observaţii etc. Pentru majoritatea rubricilor,
informaţiile vor fi introduse după reguli prestabilite, cu ajutorul
unor liste de termeni controlaţi; rubricile „scurtă descriere
şi/sau titlu” şi „observaţii” pot fi ocupate cu texte
neconvenţionale.
Pasul
5
Ca
parte a procedurii de înregistrare, obiectul este, de preferinţă,
fotografiat şi/sau desenat. Numărul negativului şi/sau al
desenului trebuie să fie notat pe fişa de inventar.
Pasul
6
Obiectul
este, acum, înregistrat şi poate fi dus la locul său de depozitare
(definitiv sau temporar). Pe fişa de inventar se înregistrează, cel
puţin, locaţia definitivă.
Pasul
7
Din
motive de securitate, o copie a fişei de inventar trebuie
păstrată într-un loc sigur, de preferinţă, în afara
clădirii muzeului.
Din
motive juridice, muzeul trebuie să posede un document care să
stabilească statutul obiectelor din colecţia sa punct. Pentru aceasta
muzeul poate folosi Registrul sau (foto)copii după fişele de
inventar. Aceste copii sau listinguri de calculator (folosind aceleaşi
date) vor fi legate în volum, cu pagini numerotate şi iscălite.
Pasul
8
După
aceste şapte etape, obiectul este minimal înregistrat. Pentru a facilita
accesibilitatea informaţiilor şi, prin aceasta, a obiectelor, se pot
alcătui repertorii.
Acestea
pot fi realizate automat într-un sistem informatizat, în vreme ce pentru
înregistrările manuale este necesar să se elaboreze fişe de
referinţă.
N.B.
Această metodă de înregistrare, pas cu pas, este folositoare, mai ales, pentru muzeele care primesc puţine obiecte în custodie pe termen scurt. Ea combină (în etapele 2-3) Registrul cu Inventarul.
Pentru muzeele care primesc multe obiecte în custodie pe termen scurt este recomandată o altă metodă: înregistrarea tuturor obiectelor care intră şi care ies din muzeu, pe recipise (procese verbale) (vezi pasul 1). Acestea sunt numerotate succesiv şi muzeul va păstra o serie completă de copii, drept Registru.
Înregistrarea pe fişe (începând din pasul 4) este
aceeaşi, pentru ambele metode, ea fiind inventarierea minimală.
Sugestii
pentru informaţii suplimentare:
Stuart
A. Holm, Facts & Artefacts. How to document a museum collection, Cambridge
1991, ISBN 09 0596 379 2
D.H.
Dudley, I.B. Wilkinson, Museum Registration Methods, Washington D.C. 1979 (3rd
ed.)
ICOM
Producţie
Grupul de lucru „CIDOC Services” (1994)
Text:
Jeanne Hogenboom, Fransje Kuyvenhoven, Yolande Morel-Deckers
Traducere:
Virgil Ştefan Niţulescu, Cristina Dan
Publicarea versiunii române: CIMEC-Institutul de Memorie Culturală.
Această
fişă se poate procura gratuit în diferite limbi de la ICOM, Maison de
l’Unesco 1, rue Miollis, 75732 Paris, Cedex 15, France